I 10 errori più frequenti del Project Manager
Nel corso dei miei 17 anni di attività come business strategist, ho avuto l’opportunità di osservare e collaborare con numerosi project manager. Questa esperienza mi ha permesso di identificare errori comuni che spesso compromettono il successo dei progetti e il morale del team.
L’obiettivo di questo decalogo è condividere queste osservazioni, frutto di analisi attenta e confronto costante con professionisti di ogni livello. A differenza dei classici manuali, questo elenco si basa su esperienze dirette e situazioni reali vissute in prima persona, offrendo una visione sincera e onesta del settore.
Questo documento non ha la pretesa di essere esaustivo, ma vuole essere una fotografia realistica degli ostacoli principali che i project manager affrontano. Spero che possa fornire spunti di riflessione e suggerimenti pratici per migliorare la gestione dei progetti, aiutando i project manager a crescere professionalmente e a creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
Come business strategist, nel corso dei miei 17 anni di attività, ho avuto l’opportunità di collaborare con un gran numero di project manager. Questo mi ha permesso di identificare alcuni degli errori più comuni che i project manager tendono a commettere, spesso con conseguenze significative per il successo dei progetti e per il morale del team.
L’obiettivo di questo decalogo è condividere queste osservazioni, frutto di un’attenta analisi e di un confronto costante con professionisti di ogni livello. Diversamente dai più classici manuali, che spesso offrono teorie e procedure generali, questo elenco si basa su esperienze dirette, su situazioni reali vissute in prima persona e su discussioni approfondite con project manager che operano sul campo, e a cui devo molto. È una riflessione matura, nata dalla mia pratica professionale e dalla necessità di offrire una visione sincera e onesta del settore.
Questo documento non ha la pretesa di essere esaustivo, ma vuole essere una fotografia realistica e onesta dei principali ostacoli che i project manager devono affrontare. È un contributo che, spero, possa essere utile per chi si trova quotidianamente a gestire progetti complessi, fornendo spunti di riflessione e suggerimenti pratici per migliorare la propria gestione.
Il mio intento è quello di aiutare i project manager a riconoscere e a evitare questi errori, migliorando così l’efficienza dei loro progetti e creando un ambiente di lavoro più positivo e produttivo. Condivido queste osservazioni con l’auspicio che possano servire da guida per chiunque desideri crescere professionalmente e affinare le proprie competenze nella gestione dei progetti.
Chi è e cosa fa il Project manager?
Un project manager è un professionista responsabile della pianificazione, esecuzione, chiusura e verifica di un progetto. Egli ha il compito di assicurare che gli obiettivi del progetto siano raggiunti nei tempi e nei budget previsti, soddisfacendo al contempo gli standard di qualità richiesti.
Questa figura svolge un ruolo centrale nel coordinare le attività, le risorse e le comunicazioni tra i vari membri del team e gli stakeholder, garantendo che ogni fase del progetto sia gestita in modo efficiente ed efficace.
Il ruolo del project manager (PM) inizia con la fase di pianificazione del progetto.
Durante questa fase definisce gli obiettivi, crea una roadmap dettagliata che include tempistiche precise e identifica le risorse necessarie. Questo processo include anche l’identificazione delle attività specifiche e dei deliverable che devono essere completati per raggiungere gli obiettivi.
La pianificazione dettagliata è essenziale per garantire che il progetto proceda senza intoppi e per prevenire ritardi o imprevisti che potrebbero comprometterne il successo.
Una delle principali funzioni del project manager è la gestione del team. Questo include l’assegnazione dei compiti ai vari collaboratori, assicurandosi che ogni persona comprenda chiaramente le proprie responsabilità e le tempistiche da rispettare. Il PM deve anche motivare il team, offrendo supporto e risolvendo eventuali conflitti interni per garantire un ambiente di lavoro collaborativo e produttivo. Una comunicazione efficace è infatti fondamentale in questo contesto; il project manager deve mantenere linee di comunicazione aperte e trasparenti con tutti i membri del team, assicurandosi che le informazioni siano condivise in modo tempestivo e accurato.
La gestione delle comunicazioni è un’altra precisa responsabilità di questa figura di coordinamento.
Ciò comprende non solo la comunicazione interna con il team di progetto, ma anche quella esterna con gli stakeholder, che possono includere clienti, sponsor e altri interessati al progetto. Il PM è responsabile della redazione di report periodici sullo stato di avanzamento del progetto, organizzando riunioni di aggiornamento per discutere i progressi e affrontare eventuali problemi. Mantenere gli stakeholder informati e coinvolti è cruciale per garantire il loro supporto continuo e per evitare malintesi o aspettative non realistiche.
La gestione del rischio è un’altra componente fondamentale del ruolo del project manager. Il project manager deve identificare e valutare i potenziali rischi che potrebbero influenzare il progetto, sviluppando piani di mitigazione per ridurre l’impatto di tali rischi. Questo richiede una valutazione continua dei rischi durante tutto il ciclo di vita del progetto e l’implementazione di misure preventive per garantire che il progetto rimanga sulla buona strada. La capacità di anticipare e gestire i rischi in modo proattivo è essenziale per il successo del progetto.
Il controllo delle risorse è un’altra responsabilità critica del Project Manager. Questo include il monitoraggio dell’uso delle risorse, come il personale, il tempo e i materiali, per assicurarsi che siano utilizzati in modo efficiente e che non ci siano sprechi. Egli deve essere in grado di adattare le risorse in base alle esigenze del progetto, garantendo che ogni fase del progetto disponga delle risorse necessarie per essere completata con successo.
Inoltre, altro aspetto fondamentale, il project manager è responsabile della gestione del budget e delle finanze del progetto. Ciò include la stima dei costi iniziali, la creazione di un budget dettagliato e il monitoraggio delle spese durante tutto il percorso progettuale. Egli deve garantire infatti che esso rimanga entro i limiti di budget e deve essere in grado di giustificare qualsiasi variazione nei costi. La capacità di gestire le finanze in modo accurato e trasparente è fondamentale per mantenere la fiducia degli stakeholder e per garantire il successo finanziario del progetto.
Come si può facilmente comprendere, il ruolo del Project Manager è complesso, multidimensionale e richiede una combinazione di competenze tecniche, manageriali e interpersonali. Deve essere al contempo un leader efficace, un comunicatore chiaro e un risolutore di problemi proattivo, in grado di gestire le molteplici sfide che possono emergere durante il ciclo di vita di un progetto. È comprensibile quindi che egli possa commettere anche degli errori, alcuni dei quali prescindono dalla bravura o dalle competenze.
Vediamo quali possono essere i 10 errori più frequenti di un Project Manager.
1. Mancanza di pianificazione
Uno degli errori più frequenti che i project manager commettono nel coordinamento dei progetti è la mancanza di una pianificazione dettagliata. La pianificazione è la fase fondamentale di qualsiasi progetto e stabilisce le basi per l’esecuzione e il monitoraggio. Tuttavia, a volte i coordinatori si affidano a piani superficiali o incompleti, che non tengono conto di tutte le variabili e le possibili sfide.
Una pianificazione dettagliata deve includere una chiara definizione degli obiettivi del progetto, una roadmap con tempistiche precise, l’allocazione delle risorse e una valutazione dei rischi. Inoltre, è essenziale delineare le priorità tra le varie attività del progetto per evitare colli di bottiglia e ritardi. La mancata pianificazione di questi elementi può portare a confusione tra i membri del team, inefficienze e, alla fine, al fallimento del progetto.
Un altro aspetto fondante della pianificazione è la gestione delle aspettative degli stakeholder. I project manager devono comunicare chiaramente gli obiettivi del progetto, i limiti di tempo e risorse disponibili. Senza una comprensione condivisa delle aspettative, i progetti rischiano di deragliare a causa di richieste non realistiche o di cambiamenti improvvisi nelle priorità. La pianificazione dettagliata aiuta anche a stabilire i criteri di successo del progetto, fornendo una base per valutare le performance durante e alla fine del progetto.
La pianificazione deve essere un processo continuo e non una fase una tantum.
I project manager devono essere pronti ad aggiornare il piano del progetto in base ai cambiamenti delle condizioni esterne o interne. Ad esempio, la scoperta di nuovi requisiti o l’emergere di imprevisti possono richiedere una revisione del piano iniziale e una pianificazione flessibile, adattabile, progressiva è essenziale per mantenere il progetto sulla giusta strada.
2. Comunicazione inefficace
Saper comunicare, sia all’interno sia all’esterno del gruppo di lavoro, è un aspetto cruciale del coordinamento dei progetti. Una comunicazione inefficace è uno degli errori più comuni e deleteri che i project manager possano commettere. Al contrario, una comunicazione chiara, coerente e tempestiva è fondamentale per assicurare che tutti i membri del team e gli stakeholder siano allineati sugli obiettivi, le tempistiche e le responsabilità del progetto.
Uno dei principali problemi di comunicazione è la mancanza di trasparenza.
Ai PM si chiede di condividere informazioni rilevanti con il team e gli stakeholder in modo aperto e onesto. Questo include sia i progressi positivi sia le sfide e i problemi incontrati. La trasparenza aiuta a costruire fiducia e a garantire che tutti siano informati e preparati per affrontare eventuali problemi.
Un altro problema comune è la mancanza di canali di comunicazione adeguati.
I project manager, come prima cosa, devono stabilire canali di comunicazione chiari e accessibili per il team come riunioni regolari, aggiornamenti via email, piattaforme di collaborazione online e strumenti di gestione dei progetti. L’uso efficace di questi strumenti può migliorare notevolmente la comunicazione interna e assicurare che le informazioni importanti siano trasmesse in modo tempestivo.
I project manager devono essere buoni ascoltatori.
Devono essere aperti ai feedback del team e degli stakeholder e pronti a rispondere alle loro preoccupazioni e suggerimenti. Un approccio bidirezionale alla comunicazione aiuta a identificare e risolvere i problemi in modo più efficace e a migliorare la collaborazione all’interno del team.
In ultimo, ma non meno importante, la comunicazione deve essere comprensibile dai diversi destinatari. I coordinatori del progetto devono essere in grado di comunicare con tecnici, operai ma anche manager e altri stakeholder utilizzando il linguaggio e il livello di dettaglio appropriati. Questo richiede una comprensione delle esigenze e delle aspettative di ciascun gruppo e la capacità (molto rara in verità) di modulare il messaggio di conseguenza.
3. Gestione inadeguata delle risorse
La gestione delle risorse è un altro aspetto cruciale del coordinamento dei progetti, e una inadeguatezza nel farlo può portare a gravi problemi. Le risorse possono essere in primo luogo persone, ma anche tempo, denaro, attrezzature e materiali. Ogni progetto ha un numero limitato di risorse disponibili, e la loro allocazione efficiente è fondamentale per il successo del progetto.
Ad esempio infatti, uno degli errori più comuni nella gestione delle risorse è il sovraccarico del personale. E quando parlo di sovraccarico, mi riferisco anche a quello emotivo, aspetto a volte trascurato.
I project manager devono essere concreti, ponderati e realistici riguardo alla capacità del loro team e devono evitare di assegnare troppe attività a pochi membri del team: la “over-allocation” può portare a burnout, riduzione della produttività e aumento del rischio di errori. È importante distribuire il carico di lavoro in modo equilibrato e assicurarsi che ogni membro del team abbia le competenze necessarie per svolgere i compiti assegnati.
Un altro tratto tipico della inadeguata gestione delle risorse è la sottovalutazione di quelle necessarie. I project manager devono fare una stima accurata delle risorse richieste per completare il progetto. Questo include non solo il numero di persone necessarie, ma anche le competenze specifiche, il tempo e i materiali. Sottostimare le risorse può portare a ritardi, costi imprevisti e, infine, la compromissione della qualità generale del progetto.
La gestione delle risorse richiede anche una pianificazione anticipata per affrontare eventuali carenze o problemi. Ad esempio, i project manager devono avere piani di backup per affrontare l’assenza di membri chiave del team o la carenza di materiali, avere un piano di continuità aiuta a minimizzare l’impatto di questi imprevisti sul progresso del progetto.
Utlimo aspetto: la gestione delle risorse deve includere il monitoraggio e la revisione continua. I project manager devono tenere traccia dell’uso delle risorse e confrontare i progressi reali con quelli pianificati. Questo aiuta a identificare eventuali deviazioni e a prendere le misure correttive necessarie. Il monitoraggio continuo delle risorse assicura che il progetto rimanga sulla giusta strada e che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.
4. Inadeguata gestione dei rischi
La gestione dei rischi è un elemento essenziale del coordinamento dei progetti, ma è spesso trascurata o gestita in modo inadeguato. I rischi possono includere una vasta gamma di problemi potenziali, come ritardi, costi imprevisti, problemi di qualità, e fattori esterni come cambiamenti nelle normative o condizioni economiche. Una gestione efficace dei rischi richiede l’identificazione, l’analisi e la mitigazione dei rischi fin dall’inizio del progetto.
Uno degli errori più comuni in questo ambito è la mancata identificazione dei rischi potenziali.
I PM devono condurre una valutazione completa dei rischi all’inizio del progetto e aggiornarla regolarmente. Questo processo include, ovviamente, l’identificazione di tutti i potenziali rischi ma anche la valutazione della loro probabilità di accadimento, il loro impatto e, infine, la definizione di strategie per mitigarli. Senza un’adeguata identificazione dei rischi, i project manager non saranno preparati ad affrontare problemi imprevisti, che possono compromettere il successo di tutto il progetto.
Un altro problema frequente è la mancanza dei cosiddetti piani di contingenza.
I project manager devono prevederli e svilupparli per affrontare i rischi identificati. Questi piani dovrebbero includere azioni specifiche da intraprendere in caso di materializzazione dei rischi, responsabili designati e risorse necessarie. Avere piani di contingenza aiuta a minimizzare l’impatto dei rischi sul progetto e a mantenere il controllo della situazione.
La gestione dei rischi richiede anche una comunicazione continua e trasparente con il team e gli stakeholder. I project manager devono informare tutti i soggetti coinvolti sui rischi identificati e sulle misure di mitigazione pianificate. Questo aiuta a creare una consapevolezza condivisa dei potenziali problemi e a garantire che tutti siano preparati ad affrontarli.
La trasparenza nella gestione dei rischi costruisce fiducia e facilita la collaborazione.
Infine, la gestione dei rischi deve essere un processo continuo. I project manager devono monitorare costantemente i rischi durante tutto il ciclo di vita del progetto e aggiornare i piani di gestione dei rischi in base alle nuove informazioni o ai cambiamenti nelle condizioni del progetto. Questo approccio “proattivo” aiuta a prevenire problemi e a mantenere il progetto sulla giusta strada.
5. Conflitti di interesse dei Project Manager
Un altro errore molto comune, ma quasi mai identificato e discusso, è il conflitto di interesse dei project manager. Il conflitto di interesse si verifica quando egli ha ambizioni o interessi personali che potrebbero influenzare negativamente il loro giudizio professionale, la loro capacità decisionale o, più in generale, la loro capacità di gestire il progetto in modo imparziale. Questo può portare ad azioni che non sono nel migliore interesse del progetto, dei committenti o degli stakeholder ma che anzi vogliono favorire o produrre benefici prevalenti per il coordinatore.
I conflitti di interesse, come sappiamo, possono assumere molte forme: un project manager potrebbe avere relazioni personali con fornitori o subappaltatori che influenzano la selezione dei fornitori per il progetto. Oppure, potrebbero avere interessi finanziari o di altra natura in un’azienda coinvolta nel progetto.
Questi conflitti possono compromettere l’integrità del processo decisionale e portare a scelte che non ottimizzano il valore per l’azienda o il progetto.
I PM dovrebbero dichiarare apertamente qualsiasi potenziale conflitto di interesse e adottare misure per mitigarlo. Questo potrebbe includere l’astensione da decisioni in cui esiste un conflitto di interesse o la delega di tali decisioni ad altri membri del team.
La creazione di politiche e procedure aziendali che promuovano la trasparenza e l’integrità potrebbe aiutare: sarebbe ottimo e opportuno che le aziende stabilissero delle linee guida chiare per identificare e gestire i conflitti di interesse e fornire formazione ai project manager su come affrontarli. Queste politiche aiutano a creare una cultura di trasparenza e responsabilità che può prevenire i conflitti di interesse e proteggere l’integrità del progetto.
Inoltre, è essenziale che i project manager mantengano un alto livello di professionalità ed etica. Questo deve essere evidente attraverso il loro comportamento e le loro azioni, specialmente durante il corso di svolgimento del progetto. Essere un modello di integrità e coerenza è cruciale per mantenere la fiducia e il rispetto del team.
Ad esempio, e sembra banale perfino citarlo, è fondamentale che le azioni del project manager siano in linea con le loro affermazioni, soprattutto in ottica di lavoro in team. Comportamenti palesemente contraddittori, come prendersi giorni di ferie o rendersi irreperibili durante le fasi cruciali del progetto, possono minare la credibilità del project manager e arrecare un danno tangibile all’integrità del percorso progettuale. Essere disponibili e presenti nelle fasi chiave del progetto non solo assicura che le decisioni importanti siano gestite adeguatamente, ma dimostra anche un impegno serio verso il successo del progetto e un rispetto nei confronti del team di lavoro.
O ancora, eludere le richieste dei membri del team che cercano delucidazioni, negare confronti o dimostrarsi eccessivamente suscettibili alle critiche può avere un impatto negativo significativo. La mancanza di disponibilità a rispondere alle domande dei propri collaboratori, crea confusione e frustrazione, compromettendo l’efficienza operativa e la coesione del gruppo. Essere aperti alle critiche e ai suggerimenti è fondamentale per un ambiente di lavoro sano e collaborativo, e dimostra che il project manager valorizza le opinioni e le preoccupazioni dei collaboratori.
Molti studi evidenziano come avere un atteggiamento eccessivamente suscettibile alle critiche può impedire un dialogo costruttivo e ridurre la possibilità di miglioramento continuo. I project manager devono accogliere i feedback come opportunità di crescita e miglioramento, dimostrando resilienza e adattabilità. Un leader che mostra professionalità ed etica in ogni situazione promuove un ambiente di lavoro positivo e produttivo, rafforzando l’autorità e l’efficacia della gestione del progetto.
Permettetemi di sottolineare che, in linea generale, mantenere un alto livello di professionalità ed etica non è solo una questione di comportamento individuale, ma favorisce in maniera determinante una cultura di integrità all’interno del team. Il valore di un team rispetto ad altri parte proprio da qui: dal valore e dalla coerenza del proprio leader.
Questo include stabilire aspettative chiare, fornire supporto continuo e riconoscere pubblicamente i contributi dei membri del team. Di più, battersi affinché i meriti di tutti vengano riconosciuti.
Un project manager che agisce con coerenza e trasparenza crea un clima di fiducia e rispetto reciproco, fondamentale per il successo a lungo termine del progetto.
La gestione dei conflitti di interesse, in ultimo, necessita di un monitoraggio continuo e una revisione regolare. Le aziende dovrebbero monitorare i progetti per identificare potenziali conflitti di interesse e adottare misure correttive quando necessario. Questo include la revisione periodica delle decisioni prese dai project manager e l’analisi delle relazioni con i fornitori e i partner per garantire che tutte le scelte siano fatte in modo imparziale, trasparente e antepongano il bene ultimo del progetto a quello personale.
6. Direttive discordanti e contraddittorie
Impartire direttive discordanti, confuse e contraddittorie è molto grave ai fini della riuscita del progetto. Questo errore è particolarmente critico nelle fasi finali del percorso progettuale, quando la pressione per rispettare le scadenze è alta e la necessità di una chiara comunicazione è essenziale. Direttive incoerenti possono non solo rallentare i progressi, ma anche avere effetti devastanti sul morale del team e sulla qualità del lavoro.
Direttive discordanti creano un ambiente di lavoro caotico.
Quando i membri del team ricevono istruzioni contraddittorie (le quali possono manifestarsi in una multiforme varietà di esempi), piombano in uno stato di incertezza e, a volte, di vero e proprio panico. Questo può portare alla paralisi degli apparati creativi, produttivi e persino di quelli decisionali.
La risultante potrebbe essere la produzioni di errori costosi, la duplicazione degli sforzi e, in alcuni casi, l’abbandono del progetto o la defezione definitiva dal team di lavoro.
Un’alta conseguenza negativa delle direttive discordanti è il deterioramento della qualità del lavoro. Quando il team non ha una chiara comprensione degli obiettivi e delle priorità, è probabile che prenda decisioni che non sono allineate con la visione complessiva del progetto. Questo può portare a un lavoro di bassa qualità, che potrebbe dover essere rifatto o corretto, causando ulteriori ritardi e aumentando i costi. La mancanza di chiarezza può anche compromettere l’innovazione e la creatività, poiché i membri del team possono sentirsi bloccati o incerti su come procedere.
Per evitare direttive discordanti, è essenziale che i project manager stabiliscano processi di comunicazione chiari e strutturati. Questo può includere riunioni regolari di aggiornamento, l’uso di strumenti di gestione dei progetti che centralizzano le informazioni e le direttive, e la creazione di documentazione dettagliata che chiarisce i compiti e le responsabilità di ogni membro del team.
Inoltre, i project manager devono essere consapevoli del linguaggio che utilizzano. Le direttive devono essere formulate in modo chiaro e conciso, evitando ambiguità e interpretazioni multiple. Devono anche essere coerenti nel tempo; se le circostanze del progetto cambiano e richiedono una modifica delle direttive, queste modifiche devono essere comunicate in modo tempestivo e chiaro a tutti i membri del team. Questo approccio aiuta a garantire che tutti siano allineati e comprendano le aspettative e gli obiettivi.
Un altro aspetto importante è la gestione delle modifiche. Durante un progetto, possono emergere nuove informazioni o cambiamenti nelle priorità che richiedono una revisione delle direttive iniziali. I project manager devono gestire queste modifiche in modo strutturato, assicurando che ogni modifica sia documentata e comunicata chiaramente. Questo include spiegare il motivo della modifica, come influenzerà il progetto e quali azioni sono necessarie da parte del team. Una gestione efficace delle modifiche riduce la confusione e aiuta a mantenere il progetto sulla giusta strada.
Ed ultima, tra le “best practice”, è fondamentale che i project manager ascoltino il feedback del team. Se i membri del team segnalano che le direttive sono confuse o contraddittorie, i project manager devono essere pronti a rivedere e chiarire le loro istruzioni. Questo approccio collaborativo non solo migliora la comunicazione, ma rafforza anche la fiducia e il morale del team, contribuendo al successo complessivo del progetto.
7. Mancanza di adattabilità e flessibilità
Sia chiaro: i progetti non procedono mai come pianificato. Pertanto la capacità di adattarsi rapidamente a nuove informazioni, sfide o opportunità è cruciale per il successo. Uno degli errori più gravi che i project manager possono commettere è quindi la mancanza di adattabilità e flessibilità di fronte a cambiamenti imprevisti. La rigidità può impedire la risposta efficace a situazioni mutevoli, portando a inefficienze, spreco di risorse e insoddisfazione del cliente.
Un project manager troppo rigido, intransigente o vittima inconsapevole dei suoi bias cognitivi (più avanti ne parleremo) potrebbe insistere nel seguire il piano originale anche quando è evidente che le circostanze sono cambiate. Questo atteggiamento può risultare dannoso perché non tiene conto delle nuove realtà del progetto, che possono includere variazioni nei requisiti del cliente, problemi imprevisti con i fornitori, o cambiamenti nel mercato. L’incapacità di adattarsi può portare a ritardi significativi e al fallimento del progetto. Invece, i PM devono essere pronti a rivedere e modificare i piani di progetto in base alle esigenze emergenti. Ciò include la capacità di riassegnare risorse, modificare le tempistiche e adattare gli obiettivi del progetto quando necessario.
La flessibilità richiede anche una buona capacità di problem solving. I project manager devono essere in grado di valutare rapidamente le nuove situazioni, sviluppare soluzioni pratiche e implementarle in modo efficace. Ad esempio, se una parte del progetto incontra un ostacolo imprevisto, il project manager deve essere in grado di identificare rapidamente una soluzione alternativa e di mobilitare le risorse necessarie per implementarla. Questo approccio proattivo può prevenire che i piccoli problemi diventino crisi maggiori.
Essere flessibili significa anche essere aperti a nuove idee e approcci. I project manager devono incoraggiare il team a proporre soluzioni creative e innovative ai problemi, e devono essere disposti a sperimentare nuove metodologie e tecnologie che potrebbero migliorare l’efficacia del progetto. Questa apertura al cambiamento può portare a miglioramenti significativi nei processi e nei risultati del progetto.
Un elemento fondamentale per mantenere questa adattabilità è l’aggiornamento continuo delle competenze del project manager. Il mondo della gestione dei progetti è in continua evoluzione, con nuove tecniche, strumenti e metodologie che emergono regolarmente. I PM devono impegnarsi in una formazione continua per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e pratiche nel settore. Questo può includere la partecipazione a corsi di formazione, che offrono un’opportunità strutturata per acquisire nuove competenze e aggiornare quelle esistenti, garantendo che si resti al passo con le ultime tecniche e metodologie nel campo della gestione dei progetti. Inoltre, la lettura di pubblicazioni specializzate, come libri, articoli di riviste accademiche e blog di settore, permette ai project manager di approfondire le loro conoscenze su argomenti specifici e di rimanere informati sulle tendenze emergenti e sulle best practice.
Partecipare a conferenze e seminari è un altro modo efficace per l’aggiornamento professionale. Questi eventi non solo offrono la possibilità di ascoltare esperti del settore e di apprendere dalle loro esperienze, ma anche di fare networking con altri professionisti, scambiare idee e discutere le sfide comuni. Le conferenze e i seminari possono anche fornire ispirazione e nuove prospettive che possono essere applicate al proprio lavoro.
Oltre a queste attività formali, è importante che i project manager siano aperti a ricevere suggerimenti e ad apprendere dal know-how dei propri collaboratori. Molti membri del team, soprattutto quelli che sono professionisti esterni o che hanno esperienze in settori specifici, possono possedere competenze verticali aggiornate e altamente efficaci su determinati aspetti del progetto. Molte volte, in taluni ambiti, di gran lunga superiori a quelle dei coordinatori stessi. Accogliere e valorizzare questi contributi non solo arricchisce il patrimonio di conoscenze del project manager, ma favorisce anche un ambiente di lavoro collaborativo e inclusivo, dove ogni membro si sente valorizzato e motivato a dare il meglio.
Il PM deve essere disposto a considerare e integrare queste competenze, riconoscendo il valore che ogni membro del team può apportare: è questa, in definitiva, la vera forza di un team e la caratteristica principale di un bravo Project Manager.
8. Non utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti
Un altro errore significativo che i project manager possono commettere è non utilizzare adeguatamente gli strumenti di gestione dei progetti. Questi, come i software per la gestione delle attività, le piattaforme di collaborazione e i sistemi di monitoraggio del progresso, sono progettati per aiutare i coordinatori a organizzare, pianificare e monitorare i progetti in modo efficiente. Tuttavia, alcuni project manager possono essere riluttanti a investire tempo e risorse nell’apprendimento e nell’implementazione di questi strumenti, preferendo gestire i progetti con metodi tradizionali come fogli di calcolo, documenti cartacei o, peggio, con righe scritte via mail o via Whatsapp.
L’uso inadeguato degli strumenti di gestione dei progetti può portare a una mancanza di trasparenza, difficoltà nel monitoraggio delle attività e problemi di comunicazione all’interno del team. Questi strumenti sono progettati per centralizzare le informazioni del progetto, facilitare la collaborazione e fornire una visione chiara dello stato del progetto. Quando non vengono utilizzati correttamente, i project manager possono perdere visibilità sulle attività in corso, il che può portare a ritardi, errori e inefficienze.
Gli strumenti di gestione dei progetti come Google Workspace, Asana, Salesforce, Trello, Microsoft Project, e Jira offrono funzionalità che semplificano la gestione delle attività, la pianificazione, la comunicazione e il monitoraggio; permettono di creare task, assegnarle ai membri del team, stabilire scadenze e tracciare il progresso in tempo reale. Utilizzando queste funzionalità, i project manager possono avere un controllo migliore sulle attività in corso e garantire che tutti siano allineati sugli obiettivi e le tempistiche.
Un altro vantaggio significativo dell’uso di questi strumenti è la capacità di facilitare la comunicazione e la collaborazione all’interno del team. Le piattaforme di gestione dei progetti offrono spazi di lavoro condivisi dove i membri del team possono discutere le attività, condividere documenti e aggiornamenti, e risolvere problemi in tempo reale. Questo non solo migliora la comunicazione, ma riduce anche la necessità di lunghe riunioni e scambi di email, rendendo il processo di gestione del progetto più snello ed efficiente.
Inoltre, l’uso efficace degli strumenti di gestione dei progetti consente di monitorare e analizzare le performance del progetto attraverso report dettagliati e dashboard. Questi strumenti offrono metriche chiave come il progresso delle attività, i costi rispetto al budget, i tempi di completamento e le risorse utilizzate. Queste informazioni permettono ai project manager di prendere decisioni informate e di apportare le necessarie modifiche in tempo reale per mantenere il progetto sulla giusta strada.
La tecnologia e gli strumenti di gestione dei progetti sono in continua evoluzione, con nuove funzionalità e aggiornamenti che vengono rilasciati regolarmente. I project manager devono impegnarsi a rimanere aggiornati su queste innovazioni. Un leader ben informato e competente nell’uso degli strumenti più recenti può sfruttare al meglio le tecnologie disponibili per migliorare la gestione del progetto.
9. Comunicazioni con un Tone of Voice inadeguato
Un altro aspetto fondamentale nel coordinamento dei progetti è il Tone of Voice delle comunicazioni ai membri del team. Le comunicazioni devono essere determinate, precise ma anche serene, e condotte con uno spirito collaborativo. È cruciale che il project manager utilizzi un linguaggio chiaro e rispettoso, evitando toni passivo-aggressivi o totalizzanti che possono creare tensioni e compromettere l’efficacia del lavoro di squadra.
La chiarezza nelle comunicazioni implica che il project manager debba esprimere chiaramente e in largo anticipo le aspettative, le scadenze e le responsabilità, assicurandosi che tutti i membri del team comprendano pienamente le loro mansioni. Tuttavia, questo non deve essere confuso con un approccio autoritario. Un tono sereno e collaborativo aiuta a costruire un ambiente di lavoro positivo, dove i membri del team si sentono valorizzati e rispettati.
Le comunicazioni dovrebbero avvenire attraverso mezzi consoni e in orari lavorativi che rispettino la gestione delle attività personali del team. Inviare email o messaggi fuori orario può creare stress e invadere la vita privata dei collaboratori, portando a burnout, insoddisfazione e un sicuro disconoscimento dell’autorevolezza del project manager da parte dell’intero team di lavoro.
È importante stabilire dei confini chiari tra lavoro e vita personale, incoraggiando una gestione del tempo che favorisca il benessere del team. Anche a ridosso delle scadenze, dove l’intensità del lavoro diventa più densa, questo aspetto deve essere mantenuto.
Le comunicazioni non devono essere tardive, autoritarie, intimidatorie, subdole o coercitive, ma piuttosto mirate a incoraggiare il dialogo e la cooperazione. Questo approccio aiuta a creare un ambiente di lavoro dove i membri del team si sentono sicuri e supportati, migliorando la loro produttività e la qualità del loro lavoro.
10. Mancanza di una valutazione oggettiva del progetto
La mancanza di una valutazione del progetto oggettiva, quindi basata sui dati è causa del fallimento di una buona parte degli obiettivi del progetto. Spesso infatti i project manager non hanno la capacità (o la convenienza in certi casi) di valutare in modo imparziale l’esio del progetto. Possono essere influenzati ad esempio dai propri bias cognitivi, che possono distorcere la percezione dei risultati. Un approccio quanto più obiettivo e guidato dai dati (data-driven) è essenziale per ottenere una valutazione obiettiva e precisa del successo del progetto.
L’importanza di un approccio data-driven risiede nella capacità di fornire una base solida e oggettiva per l’analisi. I dati raccolti durante il ciclo di vita del progetto, come metriche di performance, feedback degli utenti e risultati finanziari, permettono di valutare con precisione l’impatto delle attività svolte. Ad esempio, se i dati evidenziano un impatto scarso o nullo del progetto sul target di riferimento, questo deve spingere il project manager a strutturare considerazioni e riflessioni importanti sul suo operato.
Sottolineo quindi l’importanza di utilizzare strumenti di analisi avanzati per monitorare e valutare i progetti. Questi strumenti possono includere software di business intelligence, piattaforme di analisi dei dati e strumenti di visualizzazione dei dati, che aiutano a trasformare i dati grezzi in informazioni utili. L’analisi dei dati permette infatti di identificare pattern, tendenze e anomalie che potrebbero non essere evidenti attraverso una valutazione soggettiva.
Un approccio data-driven facilita anche la trasparenza e la comunicazione con i committenti e gli stakeholder. Presentare dati concreti e analisi dettagliate aiuta a costruire fiducia e a dimostrare il valore delle decisioni prese. Inoltre, i dati possono essere utilizzati per giustificare eventuali modifiche al progetto, come il reindirizzamento delle risorse o l’adattamento delle strategie, basate su evidenze tangibili piuttosto che su intuizioni o supposizioni.
La valutazione basata sui dati è anche cruciale per il miglioramento continuo. Analizzare i risultati del progetto attraverso una lente oggettiva permette di identificare le aree di successo e quelle che necessitano di miglioramenti. Questo processo di feedback continuo è fondamentale per ottimizzare le performance future e per apprendere dalle esperienze passate.
Un approccio data-driven contribuisce a mitigare i bias cognitivi.
Bias come l'”effetto di conferma”, dove il project manager tende a interpretare i risultati in modo da confermare le proprie convinzioni, possono essere ridotti attraverso l’uso rigoroso di questo approccio.
Oppure l’ ”Effetto Struzzo” (Ostrich Effect): quando vengono messi di fronte all’inefficacia del loro progetto, con l’evidenza di dati e statistiche oggettive, alcuni project manager possono reagire ignorando completamente i dati, confutandoli dogmaticamente, cambiando repentinamente discorso o deviando l’attenzione su altri aspetti.
Questo atteggiamento non solo evita di affrontare i problemi reali, ma impedisce anche la possibilità di prendere azioni correttive tempestive. Ignorare o distogliere l’attenzione dai dati negativi può portare a una spirale di inefficienza e a un aggravamento delle problematiche esistenti, poiché le decisioni critiche vengono ritardate o completamente evitate.
È bene ricordare quindi che I dati forniscono un quadro oggettivo che sfida le percezioni soggettive e promuove decisioni basate su evidenze reali.